ÉCHOS DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU 16 JUIN 2020

INFORMATION AUX PARTENAIRES Juillet 2020 

Échos du Conseil d'administration du 16 juin 2020 

Mise en œuvre effective de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) dans le secteur maritime

Afin d’accompagner au mieux les employeurs du monde maritime vers leurs nouvelles obligations déclaratives, la bascule en DSN et le transfert du recouvrement vers l’Acoss s’opère en deux temps (cf. l’article 18 de la Loi de financement de la sécurité sociale n° 2019-1446 du 24 décembre 2019) :

• dès 2020 pour les employeurs équipés d’un logiciel de paie adapté aux normes DSN,
• en 2021 pour les autres employeurs et les marins non-salariés.

Une bascule réussie au 1er janvier 2020

Après une phase réussie d’expérimentation menée dans des conditions proches de la production réelle entre deux éditeurs de logiciels de paie et 27 cotisants volontaires, le DSN est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2020 dans le secteur maritime. En mars 2020, 343 employeurs du secteur ont procédé à une DSN, soit un résultat meilleur que ceux escomptés initialement.

Des correctifs demeurent à apporter dans la chaine de réception des flux et de traitement entre les différents partenaires. Toutefois, ces correctifs sont transparents pour les ressortissants et sans impact sur la qualité des données intégrées dans le système d’information de l’Enim pour reconstituer la carrière des marins.

En termes de services enregistrés le commerce est en première place, mais le secteur des cultures marines est celui qui s’est le plus largement adapté à la DSN avec près de la moitié des déclarations provenant de ce secteur.

Un accompagnement renforcé pour la bascule au 1er janvier 2021

L’ensemble des partenaires continue d’être mobilisé pour parfaire la bascule de la totalité des cotisants du monde maritime à partir du 1er janvier 2021 via deux dispositifs distincts.

Un portail déclaratif en ligne pour les marins non-salariés

Après l’élaboration d’un cahier des charges en 2019, les travaux d’étude et de développement se poursuivent s’agissant de la mise à disposition des marins non-salariés d’un portail déclaratif en ligne d’ici à la fin de l’année.

L’Enim continue d’apporter son support à l’Acoss dans la réalisation de cet outil notamment pour préciser les règles de gestion, participer aux tests le cas échéant et conduire le changement auprès des marins.

Un atelier de présentation des maquettes, organisé le 29 janvier 2020, a permis de valider les écrans du futur portail. Ces maquettes seront prochainement présentées à des utilisateurs finaux en présentiel ou en visioconférences, en fonction de l’évolution des conditions sanitaires liées au Covid-19.

Un aide financière pour les petits employeurs

Afin de les accompagner vers l’appropriation de leurs nouvelles modalités déclaratives en DSN, les employeurs ayant un effectif de marins inférieur ou égal à 4 pourront demander le versement d’une aide financière à l’Enim. Cette aide constituera une mesure du Règlement d’action sanitaire et sociale de l’Enim pour 2021 qui sera adopté dans sa totalité d’ici à la fin de l’année et entrera en vigueur le 1er janvier 2021.

Cette aide financière est destinée à financer le recours des petits employeurs à un tiers déclarant pour accomplir leurs formalités déclaratives. D’un montant maximal de 720 euros, elle sera allouée pour une période de trois années calendaires de manière dégressive sous réserve de justifier du besoin et d’être en situation régulière vis-à-vis du paiement de ses cotisations et contributions sociales.

Dans tous les territoires concernés, des appels à manifestation d’intérêts vont être prochainement lancés auprès des tiers déclarants afin que les autorités maritimes s’assurent de la compétence de ces professionnels et puissent ainsi leur délivrer une certification en vue de l’accompagnement des employeurs du secteur maritime.

A travers cette aide sociale inédite en faveur des cotisants du régime de sécurité sociale des marins, l’Enim entend continuer à jouer un rôle fort auprès des employeurs du monde maritime et ce, malgré le transfert de sa mission de recouvrement à l’Acoss(à l’exception des Collectivités et Territoires d’outre-mer hors Saint-Marin et Saint-Barthélemy).

L’adoption et le déploiement du Plan de Contrôle Interne 2020 dans le contexte particulier de la crise sanitaire

Le plan de contrôle interne 2020 a été adopté dans le prolongement des orientations retenues lors du Conseil d’administration de novembre 2019.

Sur la base des résultats de l’année 2019, constatant une stabilité de la qualité sur les processus de liquidation maladie, et une amélioration sur les autres processus de liquidation (vieillesse, ASS et fonctions supports), l’ensemble des dispositifs de contrôle sont reconduits. De nouveaux processus seront parallèlement déployés afin notamment d’intégrer les dispositifs de contrôle du service médical, mettre en œuvre les ateliers d’optimisation thématiques, intégrer les risques liés au processus du système d’information et passer à un ciblage des contrôles comptables sur les prestations vieillesse.

Aussi ambitieux soit-il, l’adoption du plan de contrôle interne 2020 intervient dans un contexte singulier de crise sanitaire nécessitant le déploiement du plan de continuité d’activité. L’impact est sensible puisque 32 % des contrôles ont été suspendus à ce stade. Malgré un bon maintien d’activité, tous les contrôles ne pourront pas bénéficier d’un rattrapage d’ici à la fin de l’année et devront alors être substitués au profit de la mise en place de contrôles a posteriori sur le dernier semestre 2020.

Un soutien financier aux petits employeurs du monde maritime pour aider à prévenir le Covid-19 sur les navires

Pour prévenir la transmission du Covid-19 sur les navires et ainsi réduire l’exposition des marins au virus, l’Enim a adopté une mesure d’aide financière à destination des entreprises de moins de 10 marins salariés et les marins non-salariés.

Il s’agit de soutenir l’achat de matériel de protection et de désinfection, effectués entre le 14 mars 2020 et la fin de l’état d’urgence sanitaire, à hauteur de 50 % du coût et dans la limite de 3 000 euros.

Par référence aux recommandations générales publiées par le Ministère de la transmission écologique et solidaire et par la Direction générale du travail, le remboursement sera assuré sur demande* avant le 31 décembre 2020 et sur présentation des justificatifs d’achat.

Le budget dédié à cette « Aide sociale pour la prévention du Covid-19 » étant limité, la règle privilégiant les demandes de subvention selon l’ordre chronologique d’arrivée sera appliquée. Le versement de la subvention ne sera plus possible lorsque le budget sera épuisé. 

*Un formulaire de demande sera mis à la disposition du public  dès l’entrée en vigueur du dispositif

Une vigilance budgétaire accrue dans le contexte particulier de la crise sanitaire

Afin d’anticiper au mieux les impacts budgétaires de la crise sanitaire et donc les besoins de financement de l’établissement pour garantir la continuité de service, les points suivants font l’objet d’une attention particulière :

• les dépenses de fonctionnement non prévues initialement du fait de la mise en place du télétravail ;
• le budget d’action sanitaire sociale du fait de l’adoption de mesures d’aides sociales spécifiques liées au Covid-19, mais également du risque de paupérisation des ressortissants de l’Enim lié au ralentissement de l’activité économique ;
• les dépenses de prestations obligatoires du fait du déploiement par les pouvoirs publics d’importantes mesures dérogatoires de compensation. A ce stade, est constatée une diminution des frais de santé et des dépenses de retraite qui devra être analysée avec plus de précisions dans les mois à venir ;
• le niveau de la trésorerie du fait des mesures exceptionnelles relatives au report de cotisations et des mesures de recouvrement, générant de facto une diminution des recettes perçues par l’établissement.

Dans le courant de l’été, l’Enim procédera à une évaluation plus précise des besoins de trésorerie pour le dernier quadrimestre 2020 à l’aune de la hausse possible des dépenses de prestations obligatoires du fait de la levée du confinement. Par prudence, l’Enim part sur l’hypothèse d’un budget rectificatif lors du dernier Conseil d’administration de l’année.

Une gestion efficace de la crise du Coronavirus

Le plan de continuité des activités (PCA) de l’Établissement a été activé dès le début de la crise pour assurer l’ensemble des activités prioritaires. Ces dernières reposent notamment sur :

• la plateforme de services, en privilégiant les échanges dématérialisés (courriels, Espace personnel…),
• la gestion des dossiers les plus urgents (pensions de retraite, pension d’invalidité, prestations en espèces ATMP/Maladie Hors Navigation, frais de santé),
• la priorisation des activités support (activités comptables et financières, trésorerie, gestion de la paie).

En quelques jours, plus de 250 agents de l’Enim, sur un effectif de 305 salariés, ont été en situation de télétravail. Ce travail à distance, couplé à la poursuite d’activités essentielles sur site pour quelques agents, a permis de maintenir la production à un haut niveau de qualité : réception des courriers, acquisition dans les outils de GED (notamment avec la mise en place de la GED maladie « Diadème »), liquidation des droits, versement des prestations des assurés et pensionnés selon le calendrier habituel.

A la suite de la fermeture des accueils physiques et des plateformes téléphoniques, le contact par courriel est devenu la modalité principale d’échange avec les ressortissants. Plus de 1000 courriels ont été traités chaque semaine, en moyenne, pour les activités Maladie et Retraite.

Une communication visant l’accès aux droits des ressortissants a été diffusée dès le début de la crise. Des messages d’information ciblés ont été relayés auprès des ressortissants par l’envoi de newsletters et la diffusion d’actualité via des « Mémos coronavirus » sur le site Enim.eu. Ce dernier a battu un record historique de consultation avec 42 000 sessions ouvertes en avril.

Des offres de service spécifiques ont également été mises en place

Pour accompagner au mieux ses publics, l’établissement a mis œuvre différentes mesures visant à aider et accompagner ses ressortissants :

• l’adoption de 2 mesures du RASS, lors du Conseil d’administration du 17 mars 2020, pour les actifs et pensionnés. Ces mesures visent à éviter les ruptures de droit en adaptant les modalités de versement de l’aide financière spécifique (prise en compte des ressources perçues le mois de la demande et celles estimées le mois suivant la demande) et en instaurant une avance financière sur prestations légales ;
• un report de charges pour les cotisants pour les échéances dues de mars à mai 2020, sans pénalité ni intérêt de retard. Ce dispositif a été renouvelé pour les échéances dues en juin sur demande. Fin mai, 399 armateurs avaient demandé et obtenu un report ; 172 d’entre eux avaient déjà réglé l’intégralité de leur dette. Ainsi, 227 armateurs bénéficiaient de ce report pour un montant cumulé de 6,2 M€ ;
• une offre attentionnée auprès des pensionnés les plus âgés : réalisation de campagnes d’appels téléphoniques sortants vers les pensionnés vulnérables, âgés de 80 à plus de 100 ans. Cette offre avait pour but de s’enquérir de leur état de santé, les rassurer sur le paiement de leur pension de retraite, les orienter le cas échéant vers les services médicaux et sociaux adéquats. Jusqu’à 30 agents de l’Enim ont été mobilisés pour réaliser plus de 3800 appels auprès des pensionnés, qui ont exprimé leur grande satisfaction.

Mise en œuvre du plan de déconfinement

Depuis le 25 mai, l’Établissement assure une reprise progressive sur site des activités essentielles à son bon fonctionnement. Le plan de déconfinement déployé est en accord avec les préconisations du Ministère de la transition écologique et solidaire. Il vise à assurer la sécurité sanitaire des agents sur chaque site de l’Enim et à maintenir le télétravail en tenant compte des situations individuelles.

Le plan de déconfinement se décline en 3 phases :

• phase 1, du 11 mai à fin juin : retour sur site des agents dont l’activité - non télétravaillable - est prioritaire au fonctionnement de l’organisme, et pour ceux dont les conditions de télétravail sont les plus difficiles ;
• phase 2, de juillet à août : retour à un début de vie collective. La présence sur site des agents s’effectuera en roulement et le télétravail restera la modalité prioritaire ;
• phase 3, à compter de la rentrée de septembre : retour sur site de l’ensemble des agents et mise en œuvre du plan de reprise des activités.

Zoom sur l'adaptation du plan d’action achat (PAA) 2020

La période de crise a amené le Conseil d’administration à adopter un avenant au PAA de l’Etablissement pour prendre en compte de nouveaux besoins :

• en achat de matériels informatiques et licences complémentaires, de façon à permettre la développement et la pérénisation du télétravail au sein de l’Enim ;
• en solutions permettant de prémunir le système d’information de l’Enim plus efficacement contre les cyberattaques dans le contexte de généralisation du télétravail ;
• en solution téléphonique permettant de gérer les appels voix et le traitement des courriels. Le déploiement de cette solution coincidera avec la mise en place d’ici la fin d’année 2020 d’un numéro de téléphonique unique ouvrant l’accès à l’ensemble de ses services de l’Enil (maladie, retraite, action sanitaire et sociale…).

Adoption du rapport d’activité 2019

Le Conseil d’administration a validé le rapport d’activité 2019 de l’Enim, document qui pour la première fois présente des données chiffrées harmonisées avec d’autres régimes spéciaux de sécurité sociale et / ou de retraite.

Cette nouvelle présentation des données chiffrées est l’aboutissement d’un projet piloté en 2019 par la Direction de la Sécurité sociale et associant 12 régimes spéciaux. Le rapport d’activité présente ainsi des données homogènes et comparables entre tous les régimes, avec un socle commun de chiffres clés, d’indicateurs et de données financières et comptables. Le socle commun de chiffres clés, a été enrichi de données propres à l’Enim, pour ce qui concerne les employeurs, le recouvrement et le contrôle médical.

Le support maquetté sera diffusé auprès des partenaires de l’Enim et mis en ligne sur Enim.eu durant l’été 2020.

Baromètre 2019 : un haut niveau de satisfaction exprimé

Depuis 2013, l’Enim réalise une enquête bisannuelle sous forme de sondage téléphonique auprès de ses ressortissants. L’objectif est de rester à leur écoute et d’améliorer son offre de service pour répondre au mieux à leurs besoins.

En 2019, 477 marins actifs et pensionnés de droit direct, dont 40 en outre-Mer, et 141 employeurs, dont 10 en outre-Mer, ont été interrogés.

Les différentes modalités d’échange et d’informations sont évaluées, telles que :

• les modes de contact : email, téléphone, courrier,
• la qualité du contact téléphonique,
• le service rendu par les partenaires de l’Enim
• le site internet www.enim.eu et les actualités publiées,
• l’Espace personnel Enim

La satisfaction globale des publics, sur la qualité du service rendu par l’Enim, reste très élevée avec un niveau atteignant 94 % pour les bénéficiaires et 93 % pour les employeurs.

Concomitamment, les attentes générales des ressortissants sont également identifiées. Ces pistes d’amélioration de l’offre de service seront exploitées dans le cadre de la prochaine COG.

Outre-mer : un conventionnement actif

Convention avec la CPS de Saint-Pierre-et-Miquelon 

Un second avenant à la « convention relative à la prise en charge des frais médicaux délivrés aux ressortissants de l’Enim par les établissements et services du centre de santé de la CPS de Saint-Pierre-et-Miquelon » sera signé en juillet 2020. Il permettra de prolonger la convention jusqu’au 30 avril 2021.

Convention avec la CAFAT de Nouvelle-Calédonie

Une convention devait être mise en œuvre à partir du 1er avril 2020, avec la CAFAT, pour la gestion des frais de santé des marins sur place. Compte-tenu du contexte de crise lié au Covid-19, la CAFAT et l’Enim n’ont pas été en mesure de mettre en place cette convention au 1er avril et un avenant a été signé pour reporter sa mise en œuvre au 1er juillet 2020.

De nouvelles actions de communication seront réalisées pour accompagner les publics concernés : ressortissants, Service des affaires maritimes, professionnels de santé, établissements de soins, transporteurs

Création d’une sous-direction des politiques sociales maritimes

Depuis le 1er mai 2020, une nouvelle organisation des services de production est mise en place à l’Enim à travers la création d’une sous-direction des politiques sociales maritimes.

Cette nouvelle sous-direction, placée sous la responsabilité de Franck Ferrante, vise à répondre aux évolutions métiers, organisationnelles et juridiques croissantes. Elle permettra également de renforcer le positionnement de l’Établissement dans l’écosystème de l’inter-régimes et répondre efficacement aux réformes du système de Protection sociale.

Compte tenu de leur création récente et de leur positionnement transversal, la Mission Relation Client (MRC) et le Département du pilotage et de l’assistance à maitrise d’ouvrage métiers (DPAMOM) seront désormais rattachés directement à la direction de l’Enim.

Nouvelle organisation des services de production :

La sous-direction des politiques sociales maritimes s’appuie sur une organisation managériale nouvelle, qui améliore le fonctionnement interne et les processus mis en œuvre, au profit des ressortissants.

Point sur la politique immobilière

Au terme d’un processus de validation administrative long (assujetti aux avis préalables et successifs des tutelles et de la CGEFi, des préfets de régions et de la Direction de l’immobilier de l’Etat (DIE)), le Conseil d’administration a pu entériner le schéma pluriannuel de stratégie immobilière (SPSI) d’ores et déjà en cours de déploiement par l’établissement sur le temps de la COG 2016-2020.

D’un point de vue immobilier, l’établissement a souhaité à la fois renforcer la performance de son organisation en optimisant son SPSI (action n° 23 de la COG) et promouvoir une gestion durable de ses ressources (action n° 36 de la COG). Ainsi, la stratégie immobilière s’articule autour de trois actions principales :

• céder les biens immobiliers ne répondant plus aux missions et besoins de l’établissement (ventes réalisées pour les immeubles de Boulogne-sur-Mer et Concarneau, et les appartements de Boulogne-sur-Mer),
• définir et mettre en œuvre une politique d’optimisation de l’occupation des surfaces et des coûts,
• mener une réflexion sur l’évolution du parc au-delà de la COG 2016-2020.

Zoom sur la vente des biens immobiliers

Hôtel des gens de mer du Havre

La convention d’occupation précaire liant l’Enim et Doctegestio court jusqu’au 31 décembre 2024. L’objectif pour ce bien est de se préparer pour cette échéance, afin de remettre à la DGFIP 76 l’immeuble vide de ses 3 occupants actuels. C’est en ce sens que les prises de contact et l’étude des solutions les plus appropriées se poursuivent.

Foyer-logement de Saint-Quay-Portrieux

Une procédure de vente est en cours pour ce bien. Les baux en cours seront prorogés pour la protection des locataires. Des travaux courants seront également réalisés pour maintenir le confort et la sécurité des résidents.